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会议中心固装式AV系统的优势与不足

August 08, 2016

通常,酒店会议中心活动的音视频AV方案多采用定制式,即酒店从第三方承包商引入音频视频设备,客户根据活动需要选择相应的音响设备、投影器材、麦克风、屏幕等。这类活动可以是小型的客户会议或大型的派对,抑或是音乐会等。当然,作为第三方的设备租赁公司,对这类小型活动通常都会提供一批标配方案。不过,即便如此,顾虑依旧难免,因为客户永远都在担心所租赁的设备能否满足活动的所有需求。

 

 

为解决这一问题,部分酒店与会议中心正趋于采用固装式AV系统,即根据大多数活动的要求,在场地内预先安装音频、视频与灯光等设备。对会议中心来说,这种固装式系统的确盈利;不过,对场地本身与客户而言,这种方案是否合理或者在哪种应用场景下合理,有待商榷。固装式系统兼具优势与不足,最佳方案更难寻觅。

 

固装式AV系统的优势

会议中心何以采用固装式AV系统?这背后固然存在一系列原因。最重要的当然是该系统作为新利润增长点的实质。除了场地租赁费用,客户还需要承担固装式AV系统的费用,场地所有方自然也就有了新的可重复性收入。场地所有方设定固装系统的使用费用,对场地的综合成本能更好地控制。针对VIP客户,他们甚至可以免除该项收费,而这是与租赁公司合作时不可能实现的。事实上,固装式AV系统的投资回报方式多样,多数时候很难衡量。

 

出于物流考虑,场地所有方也更倾向于固装式AV。最首要的原因依然与营收密不可分——实现更快的场地周转。采用固装式AV系统的场地,仅需少量或零设备准备,稍作安排即可立刻交付使用。场地承办活动越多,场地营收就越多,固装式AV系统自然受欢迎。客户接纳度也不低,因为这样的方案可以令他们在同一场地举办多个活动,无需顾虑活动交替期间各类繁琐的设备增减、拆装与调试。这种方案也赋予了场地应急能力。如果客户考察完某闲置场地,随即便预定当天下午的活动安排,场地方也能快速预备,无需焦急等候外来租赁设备。

 

对客户来说,这种方案最大的好处是免除了应对多个供应商的痛苦。在会议场馆举办活动有时候就意味着多方协调,但如果能减少参与方数量,这也就等于减少了活动安排的物流工作以及背后的各种担忧焦虑。不过,这些并未触及该系统的核心优势:与其它任何一种固定安装系统一样,该系统与生俱来的优势就是,固定安装。所有的设备器材已吊装/嵌装在天花板上,没有人会碰到投影仪、绊到线缆或需要小心避开各式各样的大型移动灯架。

固装式AV系统的不足

当然,任何事物都具两面性,固装式AV系统不外如是。在考虑是否采用固装方案之初,会议中心应仔细权衡与租赁公司的合作关系以及方案对合作关系的影响。这种权衡极为重要,因为会议中心很有可能遇到固装系统无法满足部分活动要求的困境。这类活动多数需要固装系统与租赁系统共同完成,即租赁公司使用部分固装设备,并增添部分设备,以达到两种系统兼容协作的效果。

 

另一些活动对AV系统的要求高于标准配置,这也意味着场地所有方仍需要从租赁公司租用部分设备。总而言之,是否采用固装式AV系统及其对与租赁公司合作关系的影响,值得场地方考虑。

 

固装式AV系统引发的另一个顾虑就是,是否还有租赁公司愿意同场地方合作、租赁服务品质如何。采用租赁公司AV系统的最大优势是将有一批专业工作人员来操控整个活动。对客户来说,专业人员与专业设备同等重要,且省心不少。而场地所有方使用租赁公司AV方案也是令客户确信活动的各项要求均已得到全方位满足。

 

而场地内如需安装固装AV系统,这些因素需重点考虑:安装的设备应是高品质,雇用的人员应受过专业培训,固装AV系统性能与人员情况应让客户清楚知悉。可以看出,采用固装系统要想达到零顾虑还有一条很长的路要走。

 

 

当然,如果AV系统出现问题,场地所有方应承担相应责任。这也是场地方(有责任在第一时间有效解决问题)与客户共同的顾虑。相反,如果客户与租赁公司合作,租赁合同将清楚列明AV系统无法正常运行时的应对方案,而租赁公司通常拥有大规模储备,可立即启动后备设备。而场地方则需要为此类状况提供相应的应急方案。